Cafodd yr ymarferion caffael i benodi darparwyr arweiniol eu cynnal ar wahân gan y ddau awdurdod lleol, ond gweithiodd yr awdurdodau yn agos iawn â’i gilydd i sicrhau cymaint o alinio ag y bo modd. Trefnwyd digwyddiadau ‘cwrdd â’r prynwr’ ar-lein i helpu mireinio’r broses gaffael a galluogi darparwyr oedd â diddordeb o bosibl mewn tendro i gael gwybod mwy.
Cefnogodd timau contractau a chaffael y ddau awdurdod lleol y broses, a chyhoeddi manylebau tendro ar Sell2Wales. Cynigiwyd tair lot, ar ddarpariaeth Medrau Hanfodol, darpariaeth Cyflogadwyedd, ac i ddarparu gwasanaeth prosesu data Cofnod Dysgu Gydol Oes Cymru. (LLWR yw cronfa ddata Llywodraeth Cymru y mae darparwyr dysgu oedolion yn y gymuned a darparwyr ôl-16 eraill yn cofnodi gwybodaeth am eu dysgwyr a’u rhaglenni arni).
Wrth gomisiynu darparwyr arweiniol, defnyddiodd timau contractau’r awdurdodau lleol yr un fframwaith comisiynu i asesu addasrwydd, gan gynnwys holiadur cyn-cymeradwyo. Roedd yr holiadur cyn-cymeradwyo yn cynnwys cwestiynau ar bolisïau a phrosesau, iechyd a diogelwch a diogelu. Cyflwynwyd gwerthusiad cyllid ar gyfer pob tendr hefyd. Er mwyn i ddarparwyr posibl symud trwodd i’r ail gam, gwerthusodd timau rheoli awdurdodau lleol bob tendr yn unigol yn erbyn meini prawf penodol. Wedyn, gweithiodd y tîm gyda’i gilydd i safoni sgorau. Seiliwyd canlyniadau ar 80% ansawdd a 20% pris. Wedyn, cyfrifwyd sgôr gyffredinol ar gyfer pob tendr, a sicrhawyd y contractau i'r tendrau â’r sgorau uchaf.
Rhoddwyd gwybod i sefydliadau a oeddent wedi bod yn llwyddiannus ai peidio, gyda chyfnod segur o ddeg diwrnod. Galluogodd hyn y sefydliadau i herio’r penderfyniadau a wnaed. Ar ôl y cyfnod segur o ddeg diwrnod, rhoddwyd gwybod i ddarparwyr am y penderfyniadau terfynol. Ar draws y bartneriaeth, dyfarnwyd contractau i ddau ddarparwr yn Wrecsam, a thri yn Sir y Fflint, gan ddyfarnu contract i un darparwr fewnbynnu data Cofnod Dysgu Gydol Oes Cymru.
Ym mis Ebrill 2021, ffurfiwyd pwyllgor rheoli ac ansawdd, yn cynnwys swyddogion o’r awdurdodau lleol, a chynrychiolwyr o’r darparwr arweiniol a sefydliadau partner. Cylch gwaith y pwyllgor hwn oedd cydweithio, yn dryloyw ac mewn partneriaeth, i weithio tuag at gyflenwi o’r ansawdd gorau a’r ddarpariaeth ddysgu orau yn yr 21ain ganrif. Ffurfiwyd grŵp cwricwlwm hefyd i gefnogi cynllunio’r ddarpariaeth a rhannu arfer dda ar draws yr holl bartneriaid; a phwyllgor ansawdd yr oedd ei nodau’n cynnwys:
- hyrwyddo diwylliant lle mae gwella ansawdd wrth wraidd y ddarpariaeth
- monitro a gwerthuso deilliannau darpariaeth y bartneriaeth
- monitro ac adolygu adroddiad hunanwerthuso a chynllun gwella ansawdd y bartneriaeth
Mae’r ddau awdurdod lleol yn cadw cyfrifoldeb am y cyllid a gânt gan Lywodraeth Cymru, ac yn cyflwyno cynlluniau blynyddol cyflenwi gwasanaeth ar wahân. Fodd bynnag, mae cynllunio a hunanwerthuso cynlluniau cyflenwi gwasanaeth yn digwydd ar y cyd.
