Crynodeb gweithredol
Mae awdurdodau lleol yn chwarae rhan hollbwysig wrth helpu ysgolion i gynllunio, rheoli a defnyddio eu hadnoddau ariannol. Ar adeg o gostau cynyddol, newidiadau demograffig a phwysau cynyddol ar gyllidebau ysgolion, mae cymorth o ansawdd uchel gan awdurdodau lleol yn hanfodol er mwyn i ysgolion barhau’n sefydlog yn ariannol a gallu blaenoriaethu adnoddau i fodloni anghenion disgyblion. Mae’r adroddiad hwn yn ystyried pa mor effeithiol y mae awdurdodau lleol yn cynorthwyo ysgolion o ran rheoli cyllidebau a chynllunio ariannol strategol. Mae’r adroddiad yn defnyddio tystiolaeth o arolwg cenedlaethol o awdurdodau lleol, cyrff llywodraethol ac arweinwyr ysgolion, yn ogystal ag adolygiad o ddogfennaeth a chyfweliadau â swyddogion cyllid, swyddogion addysg, penaethiaid, rheolwyr busnes ysgolion a llywodraethwyr.
Diben yr adolygiad
Nod yr adolygiad hwn yw gwerthuso natur ac effeithiolrwydd y cymorth y mae awdurdodau lleol yn ei gynnig i ysgolion a gynhelir yng Nghymru. Mae’n archwilio’r agweddau canlynol:
- eglurder ac amseroldeb cyngor ariannol
- tryloywder prosesau awdurdodau lleol ar gyfer gosod cyllidebau
- ansawdd yr hyfforddiant perthnasol i benaethiaid, rheolwyr busnes a llywodraethwyr
- sut mae awdurdodau lleol yn monitro risg, yn ymyrryd mewn ysgolion sy’n wynebu anawsterau ariannol ac yn cefnogi adferiad
- pa mor dda mae awdurdodau lleol yn helpu ysgolion i ddefnyddio grantiau targedig, fel y grant datblygu disgyblion (GDD); a
- sut mae awdurdodau lleol yn hybu tegwch a chynaliadwyedd hirdymor yn eu penderfyniadau ariannu.
Trosolwg o’r canfyddiadau
Ledled Cymru, roedd awdurdodau lleol yn dangos ymrwymiad cryf i gefnogi ysgolion a chynnal perthnasoedd proffesiynol adeiladol o ran rheoli cyllidebau a chynllunio ariannol strategol. Roedd y rhan fwyaf o ysgolion yn gwerthfawrogi’r cyngor a gawsant ac roedd ganddynt hyder yn eu timau cyllid cyswllt. Fodd bynnag, canfu’r adolygiad amrywiad sylweddol rhwng awdurdodau, yn enwedig o ran manylder y ffordd yr oeddent yn cefnogi cynllunio strategol, eglurder ac amseroldeb gwybodaeth, a’r systemau sy’n cael eu defnyddio i fonitro risg a chefnogi gwelliant.
Daeth tair neges gyffredinol i’r amlwg o’r dystiolaeth.
1. Mae cymorth ariannol gweithredol yn gryf, ond mae cymorth strategol yn anghyson
Roedd y rhan fwyaf o awdurdodau lleol yn darparu arweiniad gweithredol cadarn. Roedd ysgolion a llywodraethwyr yn gadarnhaol ynghylch cyngor o ddydd i ddydd ar fonitro cyllidebau, codio treulio a chydymffurfiaeth. Yn y rhan fwyaf o awdurdodau, canfu ysgolion fod swyddogion yn hawdd mynd atynt ac yn ymatebol, ac roedd templedi ar gyfer rhagolygon staffio a chynllunio grantiau yn cael eu defnyddio’n eang.
At ei gilydd, roedd y cymorth strategol gan awdurdodau lleol yn amrywio’n sylweddol. Dim ond lleiafrif o awdurdodau oedd yn cynnig cymorth cyson gryf i helpu ysgolion i fodelu goblygiadau tymor canolig eu penderfyniadau, er bod llawer ohonynt yn annog cynllunio tair blynedd yn ymarferol. Mewn llawer o awdurdodau, roedd cymorth yn canolbwyntio ar fantoli cyllidebau blynyddol yn hytrach na datblygu cynlluniau hirdymor. Yn aml, roedd gallu cyfyngedig mewn awdurdodau lleol, cyhoeddiadau hwyr ynghylch cyllid grant a gweithio’n dameidiog ar draws gwasanaethau yn cyfyngu ar oruchwyliaeth strategol. Roedd arfer gref yn digwydd lle’r oedd swyddogion cyllid, adnoddau dynol (AD) a swyddogion gwella ysgolion yn cyfarfod ar y cyd ag ysgolion ac yn sicrhau bod penderfyniadau ariannol yn cyd-fynd â blaenoriaethau addysgol.
2. Roedd prosesau gosod cyllidebau yn agored ac yn dryloyw, ar y cyfan, ond roedd ansawdd, eglurder ac amseroldeb gwybodaeth yn anghyson
Fel arfer, roedd trefniadau gosod cyllidebau yn strwythuredig ac yn dryloyw yn weithdrefnol. Roedd y rhan fwyaf o awdurdodau’n cyhoeddi amserlenni cynllunio, yn cynnig cyfarfodydd â swyddogion cyllid ac yn ymgysylltu ag ysgolion trwy fforymau cyllid neu grwpiau ymgynghori. Roedd ysgolion yn gwerthfawrogi’r cyfleoedd hyn ac yn dweud bod cyfathrebu yn adeiladol.
Fodd bynnag, nid oedd y wybodaeth roedd ysgolion yn ei chael yn glir neu’n amserol bob tro, er bod y rhan fwyaf o awdurdodau’n cyhoeddi arweiniad cyn pen y terfynau amser gofynnol. Roedd llawer o ysgolion yn cael trafferth deall yn hyderus sut roedd cyllidebau dirprwyedig yn cael eu cyfrifo, yn enwedig lle nad oedd fformiwlâu wedi’u hadolygu ers rhai blynyddoedd neu lle’r oedd y ddogfennaeth yn dechnegol dros ben. Roedd cyhoeddiadau cyllido hwyr gan Lywodraeth Cymru i awdurdodau lleol yn rhwystr mawr o hyd. Dim ond tua hanner y llywodraethwyr a holwyd mewn arolwg oedd yn teimlo eu bod yn cael gwybodaeth yn ddigon cynnar i wneud penderfyniadau hyderus o ran staffio neu’r cwricwlwm. Mewn awdurdodau â thimau cyllid bach, roedd problemau o ran capasiti weithiau’n lleihau cysondeb ac yn cyfyngu ar ddyfnder cynllunio cydweithredol.
3. Roedd systemau ar gyfer monitro risg ariannol a chynorthwyo ysgolion sy’n cael trafferth yn llawn bwriadau da ond yn amrywio o ran eu hansawdd
Roedd y rhan fwyaf o awdurdodau’n monitro cyllidebau’n rheolaidd ac yn cynnal perthynas gefnogol ag ysgolion. Roedd llawer ohonynt yn defnyddio dangosfyrddau, systemau graddio Coch Melyn Gwyrdd neu gyfarfodydd amlasiantaeth i olrhain risgiau sy’n dod i’r amlwg. Yn gyffredinol, roedd ysgolion o’r farn bod timau cyllid yn ddefnyddiol iawn pan roedd diffygion ariannol yn dod i’r amlwg.
Roedd cymorth ar gyfer cynllunio hirdymor ar ei gryfaf lle’r oedd awdurdodau’n darparu rhagamcanion aml-flwyddyn ac yn helpu ysgolion i ddeall tueddiadau demograffig a goblygiadau costau staffio. Fodd bynnag, nid oedd cysondeb o ran nodi risgiau’n gynnar. Roedd lleiafrif o awdurdodau’n defnyddio data ariannol, adnoddau dynol a gwella ysgolion integredig i nodi pwyseddau. Mewn llawer o ardaloedd, roedd adfer diffygion ariannol yn canolbwyntio ar arbedion uniongyrchol yn hytrach na chynaliadwyedd hirdymor. Roedd dulliau o ymdrin â grantiau targedig, fel y grant datblygu disgyblion (GDD), yn cael eu llywio gan gydymffurfiaeth yn bennaf, gyda gwerthusiad cyfyngedig o effaith. Ychydig iawn o awdurdodau lleol oedd yn dangos dull mwy strategol o ddefnyddio grantiau targedig, er enghraifft trwy eu cydgrynhoi i raglenni ehangach i gysylltu’r defnydd ohonynt yn glir â blaenoriaethau a dadansoddi deilliannau.